Prosedur Pengajuan Shop Drawing: Alur, Transmittal, RFI
Prosedur Pengajuan Shop Drawing: Alur Persetujuan, Transmittal, Submittal, dan RFI
Prosedur pengajuan shop drawing adalah urutan resmi dari saat kontraktor menyerahkan gambar sampai gambar itu berstatus disetujui dan boleh dikerjakan. Alur ini memakai beberapa istilah yang sering tertukar: submittal, yaitu paket yang diperiksa, transmittal, yaitu lembar pengantar yang mencatat pengiriman, dan RFI, yaitu pertanyaan tertulis. Artikel ini menjelaskan alurnya langkah demi langkah, contoh isi form transmittal, empat status review termasuk disetujui dengan catatan (approved as noted), cara menulis RFI, dan daftar cek sebelum mengajukan. Contoh ketentuan diambil dari dua dokumen proyek di Indonesia dan panduan pemerintah kota Los Angeles. Semua gambar adalah ilustrasi dengan angka contoh.
Ringkasan Singkat
- Submittal adalah paket dokumen yang harus diperiksa dan disetujui sebelum dikerjakan. Shop drawing adalah salah satu isinya, di samping data produk, contoh material, dan perhitungan.
- Transmittal mencatat apa yang dikirim, kepada siapa, dan kapan. RFI adalah pertanyaan tertulis, bukan permintaan persetujuan dan bukan pengganti pengajuan shop drawing.
- Alurnya: periksa internal, isi transmittal, kirim, dicatat di log, di-review, diberi status, lalu kontraktor menindaklanjuti.
- Empat status yang umum: disetujui, disetujui dengan catatan, revisi dan ajukan ulang, dan ditolak. Pekerjaan hanya lanjut bila statusnya mengizinkan.
- Dokumen proyek yang dibahas di sini melarang pekerjaan dimulai sebelum disetujui, dan persetujuan tidak menghilangkan tanggung jawab kontraktor. Jumlah rangkap, batas waktu, dan istilah mengikuti kontrak.
Apa Itu Submittal, Transmittal, dan RFI?
Menurut panduan Mastt, submittal adalah dokumen yang diberikan kontraktor kepada tim desain untuk menunjukkan bahan, produk, atau sistem yang akan dipakai, dan semuanya diperiksa serta disetujui sebelum dibangun, dipasang, atau dipesan. Jenisnya beragam: shop drawing, data produk, contoh material, mockup, perhitungan teknik, laporan uji, garansi, buku operasi dan perawatan, sampai gambar as built. Pada dokumen spesifikasi yang dipublikasikan Universitas Mataram, misalnya, kontraktor juga wajib mengajukan lembar request beserta contoh material sebelum suatu bagian pekerjaan dimulai. Karena itu shop drawing hanya satu dari beberapa jenis pengajuan di proyek.
| Istilah | Artinya | Hasilnya |
|---|---|---|
| Submittal | Paket dokumen yang harus diperiksa dan disetujui sebelum dikerjakan | Status review |
| Shop drawing | Gambar kerja detail dari kontraktor, salah satu jenis submittal | Gambar yang disetujui, dipakai di lapangan |
| Transmittal | Lembar pengantar yang mencatat isi, tujuan, pengirim, penerima, dan tanggal pengiriman | Rekam jejak pengiriman |
| RFI | Pertanyaan tertulis tentang gambar, spesifikasi, atau kondisi lapangan | Jawaban tertulis dari MK atau perencana |
Procore menyebut transmittal sebagai dokumen formal yang melacak distribusi informasi proyek, dan sebagai rekam jejak berstempel waktu yang mendukung kepatuhan dan penyelesaian sengketa. Submittal adalah paket yang menunggu keputusan, sedangkan transmittal mencatat tindakan mengirimnya. Keduanya sering dipakai bersamaan, tetapi tidak sama.
Alur Pengajuan Shop Drawing dari Awal sampai Disetujui
Kotak ringkasan di atas memperlihatkan satu siklus pengajuan. Urutannya sebagai berikut, dengan rincian yang mengikuti kontrak proyek masing-masing.
- Periksa internal. Kontraktor memeriksa lembar sebelum mengirim.
- Isi transmittal. Daftar nomor gambar, huruf revisi, tujuan pengiriman, dan batas respons ditulis pada form.
- Kirim paket ke MK atau pengawas, dengan jumlah rangkap atau format file yang ditentukan kontrak.
- Dicatat dan dibagikan. Menurut panduan pemerintah kota Los Angeles, manajer konstruksi mendistribusikan submittal ke staf teknis untuk diperiksa kesesuaiannya.
- Review. Reviewer mencatat komentar. Pada panduan yang sama, manajer konstruksi menggabungkan komentar, menetapkan peringkat akhir, lalu menandatangani formulir review dan membalas kontraktor.
- Status dikembalikan kepada kontraktor.
- Tindak lanjut. Kontraktor melanjutkan pekerjaan, atau memperbaiki dan mengajukan ulang, lalu membagikan versi yang disetujui ke subkontraktor dan pemasok sebelum pekerjaan terkait dimulai.
Pemeriksaan di lapangan sehari-hari dilakukan oleh pengawas lapangan bersama manajemen konstruksi, sedangkan konsultan perencana menjawab hal yang menyangkut desain. Keputusan akhir pada beberapa kontrak berada di tangan pemilik proyek.
Ketentuan Pengajuan di Dua Dokumen Proyek di Indonesia
Ketentuan pengajuan berbeda antar proyek. Dua dokumen yang dipublikasikan memperlihatkan polanya. Keduanya dokumen proyek tertentu, bukan standar nasional, sehingga tabel di bawah hanya contoh.
| Aspek | Spesifikasi teknis gedung (Universitas Mataram) | Spesifikasi teknis TPA Kebon Kongok (Pemprov NTB, 2022) |
|---|---|---|
| Pengaju | Pemborong, berdasarkan Gambar Kerja | Kontraktor, yang wajib memeriksa, menandatangani, dan menyerahkan |
| Penerima dan penyetuju | Direksi, konsultan pengawas, atau MK, dengan persetujuan tertulis | Konsultan manajemen konstruksi dan perencana |
| Jumlah rangkap | Tiga, berikut aslinya | Dua salinan: satu arsip MK, satu dikembalikan ke subkontraktor |
| Waktu | Tanpa jumlah hari. Keterlambatan membuat shop drawing tidak memberi perpanjangan waktu | Diserahkan "dengan segera", diperiksa "dalam waktu sesingkat-singkatnya" |
| Mulai bekerja sebelum disetujui | Tidak boleh | Tidak boleh untuk pekerjaan yang memerlukan persetujuan MK |
| Status | Tidak dirinci | Telah Diperiksa Tanpa Perubahan, Telah Diperiksa Dengan Perubahan, Ditolak |
| Tanggung jawab | Persetujuan tidak menghilangkan tanggung jawab pemborong | Persetujuan tidak membebaskan kontraktor dari perbedaan yang tidak diberitahukan tertulis |
Beberapa pola yang berulang patut dicatat. Dokumen NTB juga mewajibkan kontraktor melampirkan keterangan tertulis untuk setiap perbedaan dengan dokumen kontrak dan menganggap kontraktor telah meneliti gambar yang diserahkan terhadap dokumen kontrak. Dokumen Universitas Mataram menyebut biayanya ditanggung pemborong dan menyatakan shop drawing yang disetujui menjadi gambar pelengkap Gambar Kerja. Keduanya sejalan dengan prinsip bahwa shop drawing disetujui sebelum dikerjakan, sedangkan as built merekam hasil.
Form Transmittal Shop Drawing: Isi dan Contohnya
Form transmittal tidak punya satu format baku, tetapi isinya mengikuti pola yang sama. Menurut Procore, transmittal memuat daftar dokumen yang dikirim, data pengirim dan penerima termasuk tembusan, tanggal, rujukan proyek, nomor revisi atau tanggal tiap dokumen, serta instruksi atau tindakan yang diminta dengan tanggal respons. Gambar 2 memperlihatkan contohnya.
- Tujuan pengiriman. Procore membedakan transmittal untuk informasi, untuk review dan komentar, dan untuk persetujuan. Pilihan ini menentukan tindakan yang diharapkan dari penerima.
- Deviasi dan pernyataan kontraktor. Form Shop Drawing/Submittal Transmittal milik fasilitas University of Nebraska Medical Center (UNMC) meminta kontraktor menuliskan deviasi dari dokumen kontrak dan menyatakan bahwa informasi yang diajukan sesuai dokumen kontrak.
- Nomor pengajuan dan pengajuan ulang. Form yang sama memuat kolom pengajuan pertama dan nomor pengajuan ulang, sehingga riwayat tiap lembar terlacak.
- Bagian reviewer. Form itu menyediakan pilihan tindakan beserta kolom catatan, tanda tangan, dan tanggal.
Satu transmittal sebaiknya mencakup satu paket yang konsisten, misalnya semua lembar struktur lantai 1, dan nomor lembarnya cocok dengan daftar gambar proyek. Pada paket pembesian, tabel BBS ikut dilampirkan bersama gambar. Bila kontrak memakai sistem dokumen elektronik, kolom yang sama biasanya diisi di sistem itu.
Status Review: Disetujui, Disetujui dengan Catatan, Revisi, Ditolak
Hasil review dinyatakan dengan status. Panduan Los Angeles memakai empat status, yaitu A "No Exceptions Taken", B "Make Corrections Noted", C "Rejected / Resubmit", dan D "Received and Filed". Form UNMC menyediakan lima pilihan: tidak ada pengecualian, pengecualian sesuai catatan, revisi dan ajukan ulang, ditolak, serta diterima tanpa tindakan. Dokumen NTB hanya memakai tiga status. Gambar 3 merangkum maknanya.
- Disetujui. Lembar sesuai kontrak tanpa revisi. Menurut panduan Los Angeles, kontraktor boleh mulai pengadaan, fabrikasi, atau konstruksi.
- Disetujui dengan catatan (approved as noted). Ada kekurangan, tetapi lembar diterima. Pekerjaan boleh mulai setelah koreksi dimasukkan. Manajer konstruksi dapat meminta versi perbaikan untuk arsip, dan koreksi itu juga harus tampak pada gambar as built.
- Revisi dan ajukan ulang. Lembar belum sesuai. Kontraktor memperbaiki, menjawab tiap catatan, menaikkan huruf revisi, dan mengajukan lagi. Pekerjaan terkait tertahan sampai ada status yang mengizinkan.
- Ditolak. Lembar tidak sesuai gambar kontrak atau spesifikasi dan perlu pengajuan ulang dengan revisi penuh.
- Diterima untuk arsip. Menurut panduan Los Angeles, status ini hanya mencatat penerimaan dan kesesuaiannya tidak diperiksa. Jangan menganggapnya persetujuan.
Panduan yang sama menekankan bahwa komentar reviewer harus jelas dan didasarkan pada dokumen kontrak, serta tidak boleh menuntut hal di luar spesifikasi, supaya pengajuan tidak berulang hanya karena kekurangan tidak dirumuskan dengan terang. Persetujuan juga tidak memindahkan tanggung jawab ketelitian. Dalam kontrak berbasis AIA A201 yang dibahas majalah Consulting-Specifying Engineer, review hanya memeriksa kesesuaian dengan dokumen kontrak.
RFI: Pertanyaan Tertulis yang Bukan Pengajuan
RFI atau request for information adalah pertanyaan formal yang diajukan selama proyek untuk memperjelas hal tertentu. Newforma menyebut alasan yang umum: gambar yang bertentangan, ukuran yang hilang, spesifikasi yang tidak jelas, dan kondisi lapangan yang berbeda dari gambar. Pada panduan Los Angeles, RFI diajukan kontraktor ke manajer konstruksi. Subkontraktor atau pemasok mengirim lewat kontraktor, dan jawaban teknis ditulis oleh perencana atau staf teknis yang ditunjuk sebelum dibalas ke kontraktor.
RFI yang baik mudah dijawab. Newforma menyebut isi yang membantu: satu pertanyaan yang jelas, rujukan gambar, spesifikasi, dan detail yang tepat, markup atau foto, serta usulan solusi dari kontraktor. Penerima dan batas waktu jawaban juga dicantumkan. Pada Gambar 4, satu RFI hanya menanyakan ukuran kolom K1 yang berbeda antar gambar, mengusulkan ukuran sesuai gambar struktur, dan melampirkan markup serta foto. Pada langkah pertama membuat shop drawing, pertanyaan seperti ini dikirim sebelum menggambar, bukan setelah lembar jadi.
- Bukan alat mengubah desain. Panduan Los Angeles menyatakan RFI tidak dipakai untuk mengubah desain. Bila jawaban memerlukan perubahan desain, diterbitkan change order.
- Bukan pengganti submittal. RFI tidak menggantikan pengajuan untuk bagian yang memang wajib disubmit dengan shop drawing.
- Diberi nomor berurutan dan dilacak di log, sehingga setiap pertanyaan punya jawaban tertulis yang bisa dirujuk.
- Waktu jawab tidak baku. Panduan itu hanya meminta RFI diproses secepatnya tanpa menyebut jumlah hari, sehingga batas waktu mengikuti kontrak.
Daftar Cek Sebelum Mengajukan Shop Drawing
- Lembar sudah diperiksa orang selain penggambar dan cocok dengan hasil ukur lapangan.
- Nomor, judul, dan huruf revisi sesuai daftar gambar dan transmittal.
- Perbedaan dari dokumen kontrak ditandai dengan awan revisi dan keterangan tertulis.
- Bentrok antar disiplin sudah dicek, dan pertanyaan yang belum terjawab sudah dikirim sebagai RFI.
- Transmittal terisi: tujuan, batas respons, penerima, tembusan, dan jumlah lembar.
- Jumlah rangkap atau format file sesuai ketentuan kontrak.
- Jadwal memberi waktu untuk review dan satu atau dua kali pengajuan ulang sebelum material harus dipesan.
- Rencana distribusi versi yang disetujui ke subkontraktor dan pemasok sudah ada.
Pemeriksaan internal bisa menjadi bagian tugas petugas pengendali mutu.
Mengapa Pengajuan Sering Tertahan
Uraian Mastt tentang risiko submittal menunjuk beberapa penyebab keterlambatan. Ringkasan artikel praktik di Glasp menyebut penyebab serupa dari sisi gambar. Hal-hal berikut paling sering muncul.
- Paket tidak lengkap atau dikirim tanpa informasi yang diminta.
- Pengajuan terlambat untuk material dengan masa pesan panjang, sehingga pengadaan dan urutan kerja ikut tertahan.
- Pelacakan buruk: berkas hilang, versi usang terpakai, atau tenggat terlewat.
- Review macet dan catatan reviewer yang belum dijawab, sehingga revisi berulang.
- Pembagian tanggung jawab kabur, misalnya bagian yang hanya ditulis "oleh pihak lain".
- Kondisi lapangan belum dicek dan koordinasi antar disiplin kurang, sehingga timbul bentrok dan pekerjaan ulang.
Pada dokumen proyek di atas, keterlambatan pembuatan shop drawing bahkan tidak memberi kontraktor perpanjangan waktu. Karena itu jadwal pengajuan sebaiknya disusun dari awal dan dipantau lewat daftar gambar.
Kesimpulan
Prosedur pengajuan shop drawing pada dasarnya satu siklus: kontraktor memeriksa dan mengirim lengkap dengan transmittal, penerima mencatat dan mereviewnya, status dikembalikan, lalu kontraktor bekerja atau memperbaiki dan mengajukan ulang. Submittal adalah paket yang diputuskan, transmittal adalah catatan pengirimannya, dan RFI adalah jalur bertanya yang terpisah. Pekerjaan hanya lanjut bila statusnya mengizinkan, dan persetujuan tidak menggantikan tanggung jawab kontraktor atas ketepatan gambarnya. Gunakan daftar cek di atas, pastikan istilah dan jumlah rangkap mengikuti kontrak proyek Anda, dan simpan semua jawaban secara tertulis.
Catatan: seluruh gambar adalah ilustrasi sederhana dengan nama dan angka contoh, bukan data proyek nyata. Dokumen kontrak, spesifikasi, dan ketentuan proyek yang berlaku tetap menjadi acuan utama.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Bagaimana prosedur pengajuan shop drawing?
Kontraktor memeriksa lembar secara internal, mengisi transmittal, lalu mengirim paket ke MK atau pengawas. Penerima mencatat dan membagikannya ke reviewer, reviewer memberi komentar, lalu status dikembalikan. Bila disetujui, pekerjaan lanjut. Bila perlu revisi, kontraktor memperbaiki, menaikkan huruf revisi, dan mengajukan ulang.
Apa itu submittal dalam konstruksi?
Submittal adalah dokumen yang diberikan kontraktor kepada tim desain untuk menunjukkan bahan, produk, atau sistem yang akan dipakai, dan harus diperiksa serta disetujui sebelum dikerjakan. Jenisnya antara lain shop drawing, data produk, contoh material, perhitungan, dan laporan uji.
Apa bedanya submittal, transmittal, dan RFI?
Submittal adalah paket dokumen yang menunggu persetujuan. Transmittal adalah lembar pengantar yang mencatat apa yang dikirim, kepada siapa, dan kapan. RFI adalah pertanyaan tertulis tentang gambar, spesifikasi, atau kondisi lapangan yang dijawab MK atau perencana.
Apa itu transmittal shop drawing dan apa isinya?
Transmittal shop drawing adalah form pengantar yang mencatat pengiriman gambar. Isinya umumnya nomor dan tanggal, pengirim dan penerima, daftar nomor gambar dengan huruf revisi, tujuan pengiriman (informasi, review, atau persetujuan), batas respons, deviasi dari kontrak, dan bagian status dari reviewer.
Apa arti approved as noted atau disetujui dengan catatan?
Artinya lembar diterima, tetapi ada koreksi yang harus dimasukkan. Pada panduan pemerintah kota Los Angeles, status ini memungkinkan pekerjaan mulai setelah koreksi dimasukkan, dan koreksi itu juga harus tampak pada gambar as built. Reviewer dapat meminta versi perbaikan untuk arsip.
Bolehkah pekerjaan dimulai sebelum shop drawing disetujui?
Pada dokumen yang dibahas di artikel ini, tidak boleh. Spesifikasi gedung Universitas Mataram menyatakan pekerjaan pelaksanaan belum dapat dimulai sebelum gambar pelaksanaan disetujui, dan dokumen NTB melarang pekerjaan yang memerlukan persetujuan MK dilaksanakan sebelum ada persetujuan. Ketentuan proyek Anda tetap yang berlaku.
RFI adalah apa dalam proyek konstruksi?
RFI atau request for information adalah pertanyaan formal tertulis dari kontraktor untuk memperjelas gambar, spesifikasi, atau kondisi lapangan, misalnya saat dua gambar bertentangan atau ukuran tidak tertulis. Jawabannya dicatat tertulis oleh MK atau perencana.
Apa yang perlu ditulis dalam RFI?
Menurut Newforma, RFI yang baik memuat satu pertanyaan yang jelas, rujukan gambar, spesifikasi, dan detail yang tepat, markup atau foto, serta usulan solusi dari kontraktor. Cantumkan juga penerima dan batas waktu jawaban.
Apakah RFI bisa dipakai untuk mengubah desain?
Tidak. Panduan Los Angeles menyatakan RFI tidak dipakai untuk mengubah desain. Bila jawaban memerlukan perubahan desain, diterbitkan change order. RFI juga tidak menggantikan pengajuan shop drawing untuk bagian yang wajib disubmit.
Apa yang dilakukan bila shop drawing dikembalikan?
Baca setiap catatan, perbaiki lembar, jawab tiap butir, naikkan huruf revisi, perbarui daftar gambar dan transmittal, lalu ajukan ulang. Pekerjaan terkait tertahan sampai ada status yang mengizinkan. Bila catatan tidak jelas, minta reviewer merumuskannya supaya pengajuan tidak berulang.
Referensi
- City of Los Angeles, Bureau of Engineering. Project Delivery Manual, 16.1 Shop Drawings (prosedur, status A sampai D). https://projectdeliverymanual.engineering.lacity.gov/chapter-16-construction-management-procedures/161-shop-drawings
- City of Los Angeles, Bureau of Engineering. Project Delivery Manual, 16.2 Request for Information. https://projectdeliverymanual.engineering.lacity.gov/chapter-16-construction-management-procedures/162-request-information
- Mastt. Construction Submittals Made Simple: Process, Types, Tips. https://www.mastt.com/guide/construction-submittals
- Procore. Construction transmittals. https://www.procore.com/en-gb/library/construction-transmittals
- University of Nebraska Medical Center, Facilities. Form 00 62 11 Shop Drawing / Submittal Transmittal (revisi 1/2021). https://www.unmc.edu/facilities/_documents/00-62-11-shop-drawing-submittal-transmittal.pdf
- Newforma. What is an RFI? https://www.newforma.com/what-is-an-rfi
- Universitas Mataram, PPID. Spesifikasi Teknis Pekerjaan PGAFEB (Bab I, Pasal 1.f dan 3.c; Bab II, Pasal 1). https://ppid.unram.ac.id/wp-content/uploads/2025/10/3.Spektek-Pekerjaan-PGAFEB.pdf
- Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat. Spesifikasi Teknis Landfill TPA Kebon Kongok 2022 (Bab I, Pasal 1.8). https://storage.ntbprov.go.id/biropbj/media/spektek-landfill-tpa-kebon-kongok-2022.pdf
- Consulting-Specifying Engineer. Shop Drawing Review: What Does the Contract Say? https://www.csemag.com/shop-drawing-review-what-does-the-contract-say/
- Glasp. Ringkasan artikel "CAD Shop Drawings: What Every Contractor Must Know" (penerbit asli tidak disebutkan pada halaman ringkasan). https://glasp.ai/posts/23ffe38b-765e-48c1-8cc7-158d3260c97f
