Apa Itu Tender Proyek Konstruksi Bangunan? Panduan Lengkap untuk Memahaminya
Apa Itu Tender Proyek Konstruksi Bangunan? Panduan Lengkap untuk Memahaminya
Tender proyek merupakan proses formal yang dirancang untuk menentukan penyedia jasa atau barang terbaik melalui mekanisme penawaran kompetitif. Apa itu tender proyek konstruksi bangunan? Dalam konteks ini, tender berfungsi sebagai instrumen penting untuk memilih kontraktor atau penyedia layanan yang mampu memenuhi kebutuhan spesifik suatu proyek dengan kualitas terbaik. Proses ini tidak hanya memastikan efisiensi dalam penggunaan sumber daya, tetapi juga menjamin transparansi, akuntabilitas, dan keadilan dalam setiap tahap pengadaan. Dalam proyek infrastruktur maupun dunia bisnis secara umum, tender membantu menciptakan lingkungan kerja dan bisnis yang kompetitif, mengurangi potensi konflik kepentingan, serta memaksimalkan kualitas hasil kerja. Dengan mekanisme ini, pelaku usaha dapat bersaing secara sehat untuk mendapatkan kontrak proyek, mendukung pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan, dan mendorong terciptanya hasil kerja optimal. Oleh karena itu, penting bagi semua pihak yang terlibat untuk menjunjung tinggi nilai-nilai integritas, profesionalisme, dan kolaborasi, sehingga tercipta lingkungan pembangunan yang dinamis, adil, dan berdaya saing tinggi, demi keberlanjutan pembangunan yang adil dan merata.
Contoh Rancangan Prosedur Pengadaan Tender Proyek yang Efisien
| Policy No. | AA OPS/1-001 | TENDER OPERATIONS, INFRASTRUKTUR, DLL. | Ka. Div BCPM | |
|---|---|---|---|---|
| Date Issued | 04 February 2024 | BC Director | ||
| Revision | 4 | Classification | General | |
| Effective Date | 04 May 2024 | Page | 1 of 5 | |
| Approvals: | ||||
| Name | Daud Dharsono | Budi Wijana (Robby) | Aan Subrata | Michael Adryanto |
| Position | SMD Operations | MD Finance | MD Service & Projects | MD Strategic |
TUJUAN
Pedoman dan tata tertib administrasi proses tender yang dipimpin oleh pihak Operations.
RUANG LINGKUP
- Pekerjaan yang proses tendernya dipimpin oleh pihak Operations terdiri dari:
- Land Preparation (termasuk pembuatan/pembentukan jalan baru dan parit), penanaman dan perawatan tanaman perkebunan selama 6 bulan;
- Penimbunan dan pengerasan jalan;
- Pembuatan jembatan, saluran, titi panen, box culvert dan gorong-gorong;
- Pembangunan perumahan dan bangunan fasilitas kebun/pabrik lainnya (kecuali pembangunan pabrik dan bulking baru serta fasilitas pendukungnya);
- Perbaikan pabrik yang tidak menambah kapasitas atau merubah design.
DEFINISI
RAP adalah estimasi biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan berdasarkan perhitungan dari divisi teknis.
KEBIJAKAN
Pedoman yang harus dipenuhi dalam menentukan kontraktor untuk pekerjaan yang proses tendernya dipimpin oleh pihak Operations adalah sebagai berikut:
PEDOMAN
- Pedoman yang harus dipenuhi dalam menentukan kontraktor untuk pekerjaan yang proses tendernya dipimpin oleh pihak Operations adalah sebagai berikut:
| NILAI RAP | ≤ Rp 100 juta | > Rp 100 juta - Rp 500 juta | > Rp 500 juta - Rp 1 milyar | > Rp 1 milyar - Rp 3 milyar | > Rp 3 milyar |
|---|---|---|---|---|---|
| RAP DIBUAT OLEH | RC/PC atau Koordinator Infrastruktur | VPA/VPM/Executive Director atau Ka. Div Infrastruktur | |||
| PERSETUJUAN RAP | VPA/VPM/Executive Director atau Ka. Div Infrastruktur | CEO atau Technical Director | SMD Ops atau MD S & P | ||
| PESERTA TENDER | PKP, Disetujui oleh RC/PC | PKP, Disetujui oleh VPA/VPM/Executive Director | PKP, Disetujui oleh CEO | ||
| PENENTUAN PAKET TENDER | VPA/VPM/Executive Director | CEO | |||
| NILAI RAP | ≤ Rp 100 juta | > Rp 100 juta - Rp 500 juta | > Rp 500 juta - Rp 1 milyar | > Rp 1 milyar - Rp 3 milyar | > Rp 3 milyar |
|---|---|---|---|---|---|
| PELAKSANA TENDER | RC/PC | VPA/VPM/Executive Director | CEO | ||
| NEGOSIASI KOMERSIAL DAN PERSETUJUAN QCF | RC/PC1, EM/FM, KTU (Min. 1 orang gol C) | VPA/VPM/Executive Director 1, RC/PC, Purchasing Pwk3 (Min. 1 orang gol B) | Ka Div. FA1, PRJC Head, Ka Div. BCPM (Min. 1 orang gol B) | CEO 1, Procurement Director, BC Director (Min. 1 orang gol A) | SMD Ops 1, MD S&P, MD Fin (Min. 1 orang gol A) |
| TANDA TANGAN SPK | Direksi/Kuasa Direksi 2 | Direksi | |||
| PERSETUJUAN BAPP | EM/FM dan RC/PC atau EM/FM dan Ka. Div Infrastruktur | ||||
| TEMPAT PEMBAYARAN | Kebun/Pabrik/Kantor Perwakilan | Kantor Pusat Jakarta | |||
- Pemimpin negosiasi. Apabila pemimpin negosiasi berhalangan hadir, maka negosiasi dipimpin oleh pejabat dengan golongan tertinggi (sesuai persyaratan) yang hadir.
- Diberikan untuk nilai SPK ≤ Rp 100 juta.
- Purchasing Pwk wajib melaporkan hasil negosiasi dan QCF kepada PRJC Head segera setelah dilaksanakan.
RENCANA ANGGARAN PEKERJAAN (RAP)
- RAP wajib dibuat sebagai hasil perhitungan internal untuk seluruh pekerjaan yang akan ditenderkan dengan tujuan untuk memberikan estimasi dari segi kuantitas, harga satuan, rincian pekerjaan dan nilai proyek keseluruhan yang menjadi acuan dalam menganalisa penawaran dari kontraktor/pemasok.
- Nilai RAP adalah cost murni, termasuk waste, tetapi tidak termasuk biaya overhead dan margin keuntungan.
- RAP yang sudah disetujui oleh pejabat yang berwenang dikirim dalam keadaan tertutup kepada pelaksana tender.
- RAP bersifat rahasia dan hanya dapat dibuka setelah evaluasi teknis oleh pihak yang akan melakukan negosiasi komersial.
PESERTA TENDER
- Persyaratan peserta tender adalah minimal 3 (tiga) kontraktor. Ka. Div terkait (PRJC, Infrastruktur) dapat mengajukan usulan kontraktor yang akan diundang untuk mengikuti tender. Apabila peserta tender kurang dari 3 (tiga) kontraktor, maka untuk pelaksanaannya harus terlebih dahulu disetujui oleh:
- VPA/VPM/Executive Director untuk nilai RAP ≤ Rp 100 juta;
- CEO untuk nilai RAP > Rp 100 juta
- Pekerjaan swakelola dengan nilai RAP > Rp 100 juta harus mendapat persetujuan dari CEO.
- Untuk pekerjaan swakelola, upah pemborong ditentukan dengan berpedoman pada daftar ”Rencana Biaya Borongan Per Unit Bangunan” yang diusulkan oleh divisi Infrastruktur dan telah disetujui oleh CEO, sehingga tidak diperlukan lagi penawaran dari 3 (tiga) kontraktor.
PENENTUAN PAKET TENDER
- Paket tender disusun dengan memperhatikan hal-hal berikut:
- Lokasi tempat pelaksanaan pekerjaan;
- Ketersediaan kontraktor (kontraktor besar, menengah dan kecil);
- Kompetensi kontraktor, baik kemampuan teknis maupun finansial.
- Kontraktor baru yang diusulkan untuk mengikuti tender harus melampirkan profil perusahaan, dan jika diperlukan dapat dilakukan survei ke kontraktor.
PELAKSANA TENDER
- Pelaksana tender harus memperhatikan administrasi dan dokumentasi pada setiap tahapan proses tender, antara lain:
- Mempersiapkan dokumen tender;
- Melakukan seleksi kontraktor berdasarkan klasifikasi kontraktor;
- Mengirimkan undangan tender;
- Melakukan aanwizjing kantor dan lapangan berdasarkan check list yang ada;
- Membuka amplop penawaran;
- Melakukan klarifikasi teknis, negosiasi dan memutuskan pemenang tender;
- Membuat Berita Acara Negosiasi/QCF, LOA dan SPK.
NEGOSIASI KOMERSIAL DAN PERSETUJUAN QCF
- Negosiasi dianggap sah jika dihadiri oleh pemimpin negosiasi, meskipun PRJC dan/atau BC (atau yang mewakili) berhalangan hadir.
- Untuk pekerjaan dengan nilai RAP > Rp 100 juta, wakil dari pihak PRJC dan BC yang dapat menghadiri negosiasi adalah karyawan minimal setingkat Ka. Dept atau yang ditunjuk oleh Procurement Director atau BC Director.
- Dalam negosiasi dengan nilai RAP ≤ Rp 100 juta, KTU turut secara aktif terutama dalam hal-hal yang berhubungan dengan segi administrasi dan keuangan.
- Personil yang hadir dalam negosiasi harus mempunyai wewenang dan dapat langsung mengambil keputusan.
- Toleransi perbedaan biaya antara RAP dengan penawaran final kontraktor adalah maksimal 30%. Apabila dalam negosiasi, nilai penawaran final kontraktor > 30% dari nilai RAP, maka pemimpin negosiasi dapat memutuskan untuk melanjutkan negosiasi dan memutuskan kontraktor pemenang tender atau melakukan tender ulang (re-tender).
- Quotation Comparison Form (QCF) langsung dibuat dan ditandatangani setelah negosiasi selesai dilakukan, dan ditembuskan kepada pejabat yang berhalangan hadir pada saat negosiasi.
- Apabila tidak ada keputusan dari tim tender, maka pemimpin negosiasi berhak untuk mengambil keputusan dan mencantumkan dasar pertimbangan atas keputusan yang diambil dalam Berita Acara Negosiasi/QCF. Peserta negosiasi yang tidak sepakat dapat memberikan catatan pada Berita Acara Negosiasi/QCF tersebut.
- Pemimpin negosiasi wajib menyampaikan rekapitulasi hasil tender setiap bulan kepada BC Director untuk dilaporkan ke Strategic Committee setiap semester.
TANDA TANGAN SPK
- Surat Perintah Kerja (SPK) ditandatangani oleh Direksi dari legal entitas tempat pekerjaan dilaksanakan atau dapat didelegasikan berdasarkan surat kuasa Direksi untuk periode maksimal satu tahun dengan jenis pekerjaan yang spesifik.
- SPK ditanda tangani selambat lambatnya 1 bulan setelah tanggal QCF.
- Pejabat expatriate tidak diperkenankan untuk menandatangani SPK, tetapi wajib membubuhkan paraf.
- SPK dibuat dan dimonitor oleh pelaksana tender dengan ketentuan sebagai berikut:
- SPK ≤ Rp 100 juta, dibuat oleh RC/PC dan diparaf oleh VPA/VPM/Executive Director;
- SPK > Rp 100 juta - Rp 500 juta, dibuat oleh VPA/VPM/Executive Director;
- SPK > Rp 500 juta, dibuat oleh CEO.
- Untuk SPK > Rp 500 jt yang telah selesai ditanda tangani, salinan SPK wajib didistribusikan dengan ketentuan sebagai berikut:
Pekerjaan Distribusi SPK Infrastruktur Budget Officer EM/FM RC/PC VPA/VPM Ka.Div Infrastruktur Di luar Infrastruktur Budget Officer EM/FM RC/PC VPA/VPM - SPK jasa angkut TBS, CPO, PK dan janjang kosong diperlakukan seperti SPK dengan nilai ≤ Rp 100 juta.
PERSETUJUAN BAPP DAN PEMBAYARAN
- Lead time (tenggat waktu) persetujuan BAPP sampai dengan pembayaran adalah sebagai berikut:
Pekerjaan EM/FM dan Kontraktor Ka. Div Infrastruktur RC/PC Ka. Div FA Bayar Infrastruktur H + 4 hari H + 8 hari - H + 11 hari H + 22 hari Di luar Infrastruktur H + 7 hari - H + 11 hari H + 14 hari H + 25 hari H : tanggal BAPP dibuat - Term of Payment adalah 14 hari sejak tagihan diterima dengan lengkap dan benar di Kantor Pusat Jakarta.
- Tidak diperkenankan adanya pembayaran uang muka.
Proses tender proyek memiliki peran krusial dalam meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pelaksanaan proyek infrastruktur. Dengan melibatkan penyedia melalui proses penawaran, tender memastikan pemilihan penyedia dilakukan secara adil dan efisien, menciptakan lingkungan bisnis yang kompetitif. Keberhasilan tender tidak hanya memberikan peluang bersaing secara adil, tetapi juga mendukung pertumbuhan ekonomi berkelanjutan dengan memastikan pemilihan penyedia terbaik. Oleh karena itu, penting bagi semua pihak terlibat dalam tender untuk menjunjung tinggi integritas, profesionalisme, dan kolaborasi.
